Microsoft Office- ის პაკეტში არის მონაცემთა ბაზის შექმნა და მათთან მუშაობა სპეციალური პროგრამა. მიუხედავად ამისა, ბევრი მომხმარებელი ურჩევნია გამოიყენოს ამ მიზნით უფრო ნაცნობი განაცხადის მათ - Excel. უნდა აღინიშნოს, რომ ამ პროგრამას გააჩნია ყველა ინსტრუმენტი, რომელიც ქმნის სრულფასოვან მონაცემთა ბაზას (DB). მოდით გავიგოთ, როგორ გავაკეთოთ ეს.
შექმნის პროცესი
Excel მონაცემთა ბაზა არის სტრუქტურირებული კომპლექტი ინფორმაციის გავრცელება სვეტების და რიგების ფურცელი.
სპეციალური ტერმინოლოგიის მიხედვით, დასახელებულია მონაცემთა ბაზის სიმები "ჩანაწერები". თითოეული ჩანაწერი შეიცავს ინფორმაციას ინდივიდუალური ობიექტის შესახებ.
სვეტების ეწოდება "სფეროები". თითოეული ველი შეიცავს ცალკე პარამეტრს ყველა ჩანაწერს.
ანუ, Excel- ის მონაცემთა ბაზის ჩარჩო არის რეგულარული მაგიდა.
მაგიდის შექმნა
ასე რომ, პირველ რიგში ჩვენ უნდა შევქმნათ მაგიდა.
- შეიტანეთ მონაცემთა ბაზის (სვეტების) სათაურები.
- ჩვენ შეავსოთ მონაცემთა ბაზის ჩანაწერების სახელი (ხაზები).
- ჩვენ ვაგრძელებთ მონაცემთა ბაზის შევსებას.
- მონაცემთა ბაზის შევსების შემდეგ, ჩვენ შევისწავლით ინფორმაციას ჩვენს შეხედულებისამებრ (შრიფტი, საზღვრები, შევსება, შერჩევა, ტექსტის პოზიცია საკანში და ა.შ.).
ეს ასრულებს მონაცემთა ბაზის ჩარჩოს შექმნას.
გაკვეთილი: როგორ გააკეთოთ ცხრილები Excel- ში
მონაცემთა ბაზის ატრიბუტების მინიჭება
იმისათვის, რომ Excel აღიქვას მაგიდასთან არა მხოლოდ როგორც სპექტრი საკნები, კერძოდ, როგორც მონაცემთა ბაზაში, მას უნდა მივანიჭოთ შესაბამისი ატრიბუტები.
- გადადით tab- ზე "მონაცემები".
- აირჩიეთ მთელი რიგი მაგიდა. დააჭირეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკს. კონტექსტურ მენიუში დააჭირეთ ღილაკს "სახელი მიანიჭეთ ...".
- გრაფაში "სახელი" მიუთითეთ სახელი, რომელიც გვინდა მოვუწოდებთ მონაცემთა ბაზას. წინაპირობაა ის, რომ სახელი უნდა იწყებოდეს წერილში და არ უნდა იყოს სივრცე. გრაფაში "დიაპაზონი" თქვენ შეგიძლიათ შეცვალოთ მაგიდის ტერიტორიის მისამართი, მაგრამ თუ ეს სწორად შეარჩია, აქ არაფერი შეცვლით. სურვილისამებრ, თქვენ შეგიძლიათ მიუთითოთ ცალკე ველი, მაგრამ ეს პარამეტრი სურვილისამებრ. ყველა ცვლილების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს. "OK".
- დააჭირეთ ღილაკს "შენახვა" ფანჯრის ზედა ნაწილში ან შეიტანეთ კლავიატურის კომბინაცია Ctrl + S, რათა მონაცემთა ბაზის შენახვა მყარ დისკზე ან კომპიუტერთან დაკავშირებული მოსახსნელი მედია.
ჩვენ შეგვიძლია ვთქვათ, რომ ამის შემდეგ უკვე გვაქვს მზა მონაცემთა ბაზა. ეს შესაძლებელია იმუშაოს კიდეც ასეთ სახელმწიფოში, როგორც ეს არის წარმოდგენილი, მაგრამ ბევრი შესაძლებლობები შეწყვეტილია. ქვემოთ ვსაუბრობთ, თუ როგორ უნდა გააკეთოთ მონაცემთა ბაზა უფრო ფუნქციონალური.
სორტირება და ფილტრი
მონაცემთა ბაზებთან მუშაობა, უპირველეს ყოვლისა, უზრუნველყოფს ჩანაწერების ორგანიზების, შერჩევისა და დახარისხების შესაძლებლობას. მოდით დაუკავშირდეთ ამ ფუნქციებს ჩვენს მონაცემთა ბაზაში.
- შეარჩიეთ ინფორმაცია იმ სფეროში, რომელშიც ჩვენ ვაპირებთ შეკვეთის ჩატარებას. დააწკაპეთ ღილაკზე "სორტირება", რომელიც განთავსებულია ribbon- ში "მონაცემები" ბლოკის ინსტრუმენტები "სორტირება და ფილტრი".
დახარისხება შეიძლება შესრულდეს თითქმის ნებისმიერი პარამეტრი:
- ანბანური სახელი;
- თარიღი;
- ნომერი და ა.შ.
- მომდევნო ფანჯარა გამოჩნდება, თუ არა მხოლოდ შერჩეული ფართობის გამოყენება დახარისხების ან ავტომატურად გაფართოების მიზნით. აირჩიეთ ავტომატური გაფართოება და დააჭირეთ ღილაკს. "დალაგება ...".
- სორტირების პარამეტრების ფანჯარა იხსნება. სფეროში "დალაგება" დააკონკრეტეთ საველე სახელწოდება, რომელზეც ჩატარდება.
- სფეროში "სორტირება" განსაზღვრავს ზუსტად როგორ შესრულდება. მონაცემთა ბაზაში საუკეთესო ვარიანტია შერჩევა "ღირებულებები".
- სფეროში "ორდენი" მიუთითეთ ბრძანება, რომელშიც შედგენა მოხდება. სხვადასხვა ტიპის ინფორმაციისათვის, ამ ფანჯარაში სხვადასხვა ღირებულებები ნაჩვენებია. მაგალითად, ტექსტის მონაცემები, ეს იქნება მნიშვნელობა "დან A to Z" ან "Z to A", და რიცხობრივი - "აღმავალი" ან "კლებადი".
- მნიშვნელოვანია, რომ დავრწმუნდეთ, რომ "ჩემი მონაცემები შეიცავს სათაურებს" იყო tick. თუ არა, მაშინ უნდა მოათავსოთ.
ყველა საჭირო პარამეტრის შესვლის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "OK".
ამის შემდეგ, მონაცემთა ბაზაში ინფორმაცია დალაგებულია განსაზღვრული პარამეტრების მიხედვით. ამ შემთხვევაში, ჩვენ დავაწესეთ საწარმოს თანამშრომლების სახელები.
- Excel- ის მონაცემთა ბაზაში მუშაობის ერთ-ერთი ყველაზე მოსახერხებელი ინსტრუმენტი არის ავტომატური ფილტრი. აირჩიეთ მთელი რიგი მონაცემთა ბაზა და პარამეტრების ბლოკი "სორტირება და ფილტრი" დააჭირეთ ღილაკს "ფილტრი".
- როგორც მოგეხსენებათ, ხატები ხავერდოვანი სახით სახელის სახით გამოჩნდა ინვერტული სამკუთხედების სახით. დაწკაპეთ სვეტის ხატი, რომლის ღირებულება ჩვენ ვაპირებთ გავფილტროთ. გახსნილი ფანჯარაში ჩვენ ამოიღეთ გამშვები ნიშნები ამ ფასეულობებისაგან, ჩანაწერები, რომელთა დამალვაც გვსურს. არჩევანის გაკეთების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს. "OK".
როგორც მოგეხსენებათ, ამის შემდეგ, ხაზები, რომლებიც შეიცავენ ფასეულობებს, რომლებიც ამოღებულ იქნა გადამოწმების მაგიდაზე.
- ეკრანის ყველა მონაცემის დასაბრუნებლად, დააწკაპეთ სვეტის ხატი, რომელზეც ფილტრაცია ჩატარდა და გახსნილი ფანჯარაში შეამოწმეთ ყველა სენსორბალი ყველა ელემენტით. შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "OK".
- ფილტრაციის მთლიანად ამოღების მიზნით დააჭირეთ ღილაკს. "ფილტრი" ფირზე.
გაკვეთილი: დალაგების და ფილტრის მონაცემების Excel
ძიება
თუ არსებობს დიდი მონაცემთა ბაზა, ის მოსახერხებელია სპეციალური საშუალების დახმარებით მოძებნოთ.
- ამისათვის გადადით tab- ზე "მთავარი" და ფირზე ბლოკის ინსტრუმენტები რედაქტირება დააჭირეთ ღილაკს "მოძებნა და მონიშნეთ".
- ფანჯარა იხსნება, რომელშიც თქვენ უნდა მიუთითოთ სასურველი მნიშვნელობა. ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "მოძებნა შემდეგი" ან "ყველა".
- პირველ შემთხვევაში, პირველი საკანში, რომელშიც არის მითითებული მნიშვნელობა, აქტიური ხდება.
მეორე შემთხვევაში, გახსნილი უჯრედების მთელი სია გაიხსნა.
გაკვეთილი: როგორ გავაკეთოთ ძებნა Excel- ში
ამოსავალი ადგილები
მოსახერხებელია მონაცემთა ბაზის შექმნისას, რომელიც აწესებს საკანში ჩანაწერების და სფეროების სახელს. დიდი ბაზათ მუშაობისას - ეს მხოლოდ წინაპირობაა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ მუდმივად უნდა გაატაროთ დრო სენსორული ფურცლის მეშვეობით, თუ რომელი რიგი ან სვეტი შეესაბამება კონკრეტულ მნიშვნელობას.
- აირჩიეთ საკანში, ზემოთ მოყვანილი ტერიტორია და მარცხნივ, რომლითაც გსურთ დაფიქსირება. იგი განთავსებული იქნება ქვემოთ მოყვანილი სათაურისა და შესვლის სახელების მარჯვნივ.
- ყოფნა tab "ნახვა" დააჭირეთ ღილაკს "Pin რეგიონი"რომელიც მდებარეობს ინსტრუმენტების ჯგუფში "ფანჯარა". ჩამოსაშლელ სიაში შეარჩიეთ მნიშვნელობა "Pin რეგიონი".
ახლა სახელები და ჩანაწერები ყოველთვის იქნება თვალწინ შენი თვალები, არ აქვს მნიშვნელობა, რამდენად შორს თქვენ გადახვევა მეშვეობით მონაცემები ფურცელი.
გაკვეთილი: როგორ დაფიქსირება ტერიტორია Excel- ში
ჩამოშლა სიაში
მაგიდის ზოგიერთი სფეროებისთვის ოპტიმალური იქნება ჩამოსაშლელი ნუსხის ორგანიზება, ისე, რომ მომხმარებლებს ახალი ჩანაწერების დამატებასთან ერთად შეუძლიათ განსაზღვრონ მხოლოდ გარკვეული პარამეტრები. ეს მართალია, მაგალითად, სფეროში "პავლე". ყოველივე ამის შემდეგ, შეიძლება მხოლოდ ორი ვარიანტი: კაცი და ქალი.
- დამატებითი სიის შექმნა. ყველაზე მოსახერხებელია ის განთავსდება სხვა ფურცელზე. მასში მიუთითეთ იმ სიის სიები, რომლებიც გამოჩნდება ჩამოსაშლელ სიაში.
- აირჩიეთ ეს სია და დააკლიკეთ მარჯვენა ღილაკით. მენიუში გამოჩნდება, აირჩიეთ ელემენტი "სახელი მიანიჭეთ ...".
- ფანჯარა უკვე იცნობს ჩვენთვის გახსნას. შესაბამის სფეროში, მიანიჭეთ სახელი ჩვენს ასორტიმენტს, ზემოთ მოყვანილი პირობების შესაბამისად.
- ჩვენ დავუბრუნდეთ ფურცელს მონაცემთა ბაზაში. აირჩიეთ დიაპაზონი, რომლის მიხედვითაც გამოყენებული იქნება ჩამოსაშლელი სია. გადადით tab- ზე "მონაცემები". ჩვენ დააჭირეთ ღილაკს "მონაცემთა გადამოწმება"რომელიც მდებარეობს ინსტრუმენტთა ბლოკში ფირზე "მუშაობა მონაცემებით".
- ხილული შემოწმების ფანჯარა იხსნება. სფეროში "მონაცემთა ტიპი" დააყენეთ პოზიციის შეცვლა "სია". სფეროში "წყარო" მითითებული ნიშნით "=" და დაუყოვნებლივ მას შემდეგ, რაც სივრცის გარეშე, ჩაწერეთ ქვემოთ ჩამოთვლილი სია, რომელიც ჩვენ ცოტა უფრო მაღალი მისცა. ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "OK".
ახლა, როდესაც თქვენ ცდილობენ შეიტანოთ მონაცემები იმ დიაპაზონში, სადაც შეზღუდვა იყო მითითებული, სია გამოჩნდება, რომელშიც შეგიძლიათ აირჩიოთ მკაფიოდ განსაზღვრული ღირებულებები.
თუ თქვენ ცდილობენ ამ უჯრედებში თვითნებური სიმბოლოების დაწერას, გამოჩნდება შეცდომა. თქვენ მოგიწევთ დაბრუნებული და სწორი შესვლის გაკეთება.
გაკვეთილი: როგორ გამოვიმუშავოთ ჩამოსაშლელი სია Excel- ში
რა თქმა უნდა, Excel უფრო დაბალია მის შესაძლებლობებში მონაცემთა ბაზების შექმნის სპეციალიზირებულ პროგრამებზე. თუმცა, მას აქვს ინსტრუმენტარიტი, რომ უმეტეს შემთხვევაში დააკმაყოფილებს მომხმარებლებს, რომელთაც სურთ მონაცემთა ბაზის შექმნა. იმის გათვალისწინებით, რომ Excel თვისებები, შედარებით სპეციალიზებული განაცხადების, ცნობილია ჩვეულებრივი წევრებს ბევრად უკეთესი, მაშინ ამ მხრივ, განვითარების Microsoft აქვს გარკვეული უპირატესობა.
