Excel- ში მუშაობისას, ზოგი მაგიდა საკმაოდ შთამბეჭდავ ზომას მიაღწევს. ეს იწვევს იმ ფაქტს, რომ დოკუმენტის ზომა იზრდება, ზოგჯერ კი ათეულ მეგაბაიტამდე ან უფრო მეტს აღწევს. Excel- ის სამუშაოების წონის ზრდა იწვევს არა მარტო სივრცეში მყარ დისკზე მყარ დისკზე, არამედ, უფრო მნიშვნელოვანია, რომ შეფერხების პროცესში სხვადასხვა ქმედებებისა და პროცესების შესრულების სისწრაფით. მარტივად რომ ვთქვათ, ასეთ დოკუმენტთან მუშაობისას Excel იწყებს შენელებას. აქედან გამომდინარე, ამ წიგნების ზომა ოპტიმიზაციისა და შემცირების საკითხი აქტუალურია. ვნახოთ, როგორ შეგიძლიათ შეამციროთ ფაილის ზომა Excel- ში.
წიგნის ზომის შემცირების პროცედურა
გაფართოებული ფაილის ოპტიმიზაცია ერთდროულად რამდენიმე მიმართულებით უნდა იყოს. ბევრი მომხმარებელი არ იცის, მაგრამ ხშირად Excel workbook შეიცავს უამრავ არასაჭირო ინფორმაციას. როდესაც ფაილი არის პატარა, არავინ ყურადღებას ამახვილებს მასზე, მაგრამ თუ დოკუმენტი ხდება cumbersome, თქვენ უნდა ოპტიმიზაცია ყველა შესაძლო პარამეტრებით.
მეთოდი 1: შემცირება სამუშაო დიაპაზონი
სამუშაო დიაპაზონი არის ის ტერიტორია, სადაც Excel ახსოვს ქმედებები. დოკუმენტის შედგენისას პროგრამა ხელახლა იკვლევს სამუშაოების ყველა საკანს. მაგრამ ეს ყოველთვის არ შეესაბამება იმ დიაპაზონს, სადაც მომხმარებელი რეალურად მუშაობს. მაგალითისთვის, მაგიდაზე გაცილებით ნაკლებად განლაგებული სივრცე გაფართოვდება სამუშაო დიაპაზონის ზომის იმ ელემენტზე, სადაც ეს სივრცე მდებარეობს. აღმოჩნდება, რომ როდესაც recalculated, Excel იქნება დამუშავება bunch ცარიელი საკნები ყოველ ჯერზე. მოდი ვნახოთ, როგორ შეგიძლიათ ამ პრობლემის დაფიქსირება კონკრეტული ცხრილის მაგალითებით.
- პირველ რიგში, შეხედეთ მის წონა ოპტიმიზაციის წინ, შეადაროთ რა იქნება პროცედურის შემდეგ. ეს შეიძლება გაკეთდეს tab- ზე გადასვლის გზით "ფაილი". გადადით სექციაში "დეტალები". გახსნილი ფანჯრის მარჯვენა ნაწილში მითითებულია წიგნის ძირითადი თვისებები. თვისებების პირველი ელემენტია დოკუმენტის ზომა. როგორც ხედავთ, ჩვენს შემთხვევაში 56.5 კილოტი.
- უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა გაირკვეს, თუ რამდენად რეალური ფურცელი ფურცელი განსხვავდება ის, რაც მომხმარებელს ნამდვილად სჭირდება. ეს საკმაოდ ადვილია. ჩვენ გავხდებით მაგიდის ნებისმიერ საკანში და აკრიფოთ გასაღები კომბინაცია Ctrl + End. Excel სასწრაფოდ გადადის უკანასკნელ საკანში, რომელსაც პროგრამა ითვალისწინებს სამუშაო ადგილის საბოლოო ელემენტს. როგორც ხედავთ, ჩვენს შემთხვევაში, ეს არის 913383 ხაზი. იმის გათვალისწინებით, რომ მაგიდა ფაქტობრივად მხოლოდ ექვს ხაზს უკავია, შეიძლება ითქვას, რომ 913377 ხაზი, ფაქტობრივად, უსარგებლო დატვირთვაა, რაც არა მხოლოდ ზრდის ზომას, არამედ პროგრამის მთელი რიგის მუდმივი გადაფასება ნებისმიერი ქმედების განხორციელებისას, გამოიწვევს დოკუმენტში მუშაობის შეფერხებას.
რა თქმა უნდა, სინამდვილეში, ასეთი დიდი ხვრელი ფაქტობრივი სამუშაო დიაპაზონისა და ერთი Excel- ს შორის საკმაოდ იშვიათია და ჩვენ ამდენივე ხაზების სიწმინდე გავატარეთ. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგჯერ შემთხვევებიც კი არსებობს, როდესაც ფურცლის მთლიანი ფართობი განიხილება სამუშაო ადგილი.
- ამ პრობლემის გადასაჭრელად, თქვენ უნდა წაშალოთ ყველა ხაზი, დაწყებული პირველი ცარიელია და ბოლომდე ფურცელი. ამისათვის შეარჩიეთ პირველი უჯრედი, რომელიც მდებარეობს მაგიდის ქვემოთ, და შეიტანეთ გასაღები კომბინაცია Ctrl + Shift + Down Arrow.
- როგორც ხედავთ, ამის შემდეგ, პირველი სვეტის ყველა ელემენტი შეირჩა, დაწყებული მითითებული საკანში და მაგიდის ბოლოს. შემდეგ დაწკაპეთ შინაარსი მაუსის მარჯვენა ღილაკით. გახსნილი კონტექსტური მენიუში აირჩიეთ ელემენტი "წაშლა".
ბევრი მომხმარებელი ცდილობს წაშლა ღილაკზე დაჭერით. წაშლა კლავიატურაზე, მაგრამ ეს არ არის სწორი. ეს ქმედება უშვებს უჯრედების შინაარსს, მაგრამ არ წაშლა თავს. ამიტომ, ჩვენს შემთხვევაში ეს არ დაეხმარება.
- მას შემდეგ, რაც ჩვენ შევარჩიეთ საქონელი "წაშლა ..." კონტექსტური მენიუში, პატარა საკანში მოხსნა ფანჯარა იხსნება. ჩვენ მასში შევცვალეთ პოზიცია "სიმებიანი" და დააჭირეთ ღილაკს "OK".
- შერჩეული დიაპაზონის ყველა ხაზი წაიშალა. დარწმუნდით, რომ გადავარჩინოთ წიგნი ფანჯრის ზედა მარცხენა კუთხეში დისკეტის ხატულაზე დაჭერით.
- ახლა ვნახოთ, როგორ დაგვეხმარა ეს. აირჩიეთ უჯრა მაგიდაზე და შეიტანეთ კომბინაცია Ctrl + End. როგორც ხედავთ, Excel- მა შეარჩია მაგიდის ბოლო უჯრედი, რაც იმას ნიშნავს, რომ ახლა არის ფურცლის სამუშაო სივრცის ბოლო ელემენტი.
- ახლა გადავედით სექციაში "დეტალები" ჩანართები "ფაილი"გაირკვეს, თუ რამდენად შემცირდა ჩვენი დოკუმენტის წონა. როგორც ხედავთ, ახლა 32.5 კბ. შეგახსენებთ, რომ ოპტიმიზაციის პროცედურის დაწყებამდე მისი ზომა 56.5 KB იყო. ამდენად, ეს შემცირდა 1.7-ჯერ. მაგრამ ამ შემთხვევაში მთავარი მიღწევა კი არ არის ფაილის წონის შემცირება, მაგრამ ის ფაქტი, რომ პროგრამა ახლა გათავისუფლებულია პრაქტიკულად გამოუყენებელი სპექტრიდან, რაც მნიშვნელოვნად გაზრდის დოკუმენტის დამუშავების სიჩქარეს.
თუ წიგნი შეიცავს რამდენიმე ფურცელს, რომელიც იმუშავებთ, თქვენ უნდა გაატაროთ მსგავსი პროცედურა თითოეულ მათგანსთან. ეს კიდევ უფრო შეამცირებს დოკუმენტის ზომას.
მეთოდი 2: აღმოფხვრას გადაჭარბებული ფორმატირება
კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელიც იღებს Excel დოკუმენტის მძიმე არის გადაჭარბებული ფორმატირება. ეს შეიძლება შეიცავდეს სხვადასხვა ტიპის შრიფტების, საზღვრების, ნომრების ფორმატების გამოყენებას, მაგრამ უპირველეს ყოვლისა, შეესაბამება სხვადასხვა ფერის უჯრედების შევსებას. ასე რომ, სანამ ფორმატში ფაილი, თქვენ უნდა ვიფიქროთ ორჯერ, და თუ არა ღირს ამის გაკეთება ან ამის გარეშე პროცედურა, თქვენ შეგიძლიათ მარტივად გავაკეთოთ.
ეს განსაკუთრებით ეხება წიგნების დიდ რაოდენობას, რომელთაც გააჩნიათ საკმაოდ დიდი რაოდენობა. წიგნის გაფორმებას წიგნთან ერთად რამდენჯერმე გაზრდის წონის გაზრდას. აქედან გამომდინარე, აუცილებელია აირჩიოს "ოქროს საშუალება", რომელიც წარმოდგენილია დოკუმენტისა და ფაილის ზომაში მოცემული ინფორმაციის ხილვადობას შორის, რათა შეიქმნას მხოლოდ ფორმატირება, სადაც ეს აუცილებელია.
კიდევ ერთი ფაქტორი, რომელიც დაკავშირებულია ფორმატირებაზე, წონით, არის ის, რომ ზოგიერთი მომხმარებელი ურჩევნია შექმნას საკნები "ზღვარი". ეს არის ის ფორმა, რომელიც არა მარტო მაგიდას, არამედ ისეთ დიაპაზონს, რომელიც მასშია, ზოგჯერ კი ფურცლის დასასრულს, იმ იმედით, რომ როდესაც ახალი რიგები დაემატება მაგიდასთან, საჭირო აღარ იქნება მათი ფორმატირება.
მაგრამ ზუსტად არ არის ცნობილი, როდესაც ახალი ხაზები დაემატება და რამდენი დაემატება და ასეთი წინასწარი ფორმატირებით თქვენ ახლავე მიიღებთ ფაილს, რაც უარყოფით გავლენას მოახდენს ამ დოკუმენტთან მუშაობის სიჩქარით. აქედან გამომდინარე, თუ თქვენ არ გამოიყენეთ ფორმატირება, რომ ცარიელი საკნები, რომლებიც არ შედის ცხრილში, მაშინ აუცილებლად უნდა ამოიღოთ იგი.
- უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა შეარჩიოთ ყველა საკანი, რომელიც მდებარეობს ქვემოთ მყოფი სპექტრით. ამისათვის დააჭირეთ ღილაკს ნომრის პირველი ცარიელი ხაზი ვერტიკალური კოორდინატების პანელზე. მთელი ხაზი ხაზგასმულია. ამის შემდეგ გამოიყენეთ ცხელი გასაღები კომბინაცია, რომელიც უკვე ვიცით. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- ამის შემდეგ ხაზგასმით აღინიშნება ცხრილის მთლიანი რიგები ქვემოთ მოყვანილი ცხრილის ნაწილი. ყოფნა tab "მთავარი" დაწკაპეთ ხატი "წმინდა"რომელიც მდებარეობს ინსტრუმენტთა ბლოკში ფირზე რედაქტირება. პატარა მენიუ იხსნება. აირჩიეთ პოზიცია "გასუფთავებული ფორმატები".
- ამ მოქმედების შემდეგ შერჩეული დიაპაზონის ყველა უჯრედებში, წაიშლება ფორმატირება.
- ანალოგიურად, თქვენ შეგიძლიათ წაშალოთ ზედმეტი ფორმატირება მაგიდაზე. ამისათვის ჩვენ ვირჩევთ ინდივიდუალურ უჯრედებს ან დიაპაზონს, რომელიც მიგვაჩნია რომ ფორმატირება მინიმალურად სასარგებლოა, დააჭირეთ ღილაკს. "წმინდა" ფირზე და სიიდან აირჩიეთ პუნქტი "გასუფთავებული ფორმატები".
- როგორც ხედავთ, ცხრილის შერჩეული დიაპაზონის ფორმატირება მთლიანად ამოღებულია.
- ამის შემდეგ, ჩვენ ვუბრუნდებით ამ დიაპაზონს ზოგიერთი ფორმატის ელემენტებს, რომლებიც მიგვაჩნია მიზანშეწონილად: საზღვრები, რიცხვითი ფორმატები და ა.შ.
ზემოთ მოყვანილი ნაბიჯები მნიშვნელოვნად შეამცირებს Excel სამუშაოების მოცულობას და დააჩქარებს მასში მუშაობას. მაგრამ უმჯობესია თავდაპირველად გამოიყენოთ ფორმატირება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ეს მართლაც შესაბამისი და აუცილებელია, ვიდრე დროის გასატარებლად დოკუმენტის ოპტიმიზაციისთვის.
გაკვეთილი: ფორმატირება Excel ცხრილები
მეთოდი 3: წაშლა ბმულები
ზოგიერთ დოკუმენტში, ძალიან დიდი რაოდენობით კავშირები, საიდანაც ფასეულობები გაიზრდება. ეს ასევე შეიძლება სერიოზულად შეაფერხოს მუშაობის სიჩქარე მათში. გარე ბმულები სხვა წიგნებზე გავლენას ახდენს ამ შოუს განსაკუთრებით მკაცრად, თუმცა შიდა კავშირები ასევე უარყოფით გავლენას ახდენს სიჩქარეზე. თუ წყარო, საიდანაც ბმული ინფორმაციის მიღება არ არის მუდმივად განახლებული, ეს არის აზრი, რომ შეცვალოს საცნობარო მისამართები საკნების ნორმალურ ღირებულებებთან. ეს გაზრდის მუშაობის სიჩქარეს დოკუმენტთან. თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ თუ ბმული ან მნიშვნელობა არის კონკრეტული საკანში, შეგიძლიათ ფორმის ბარი ელემენტის შერჩევის შემდეგ.
- აირჩიეთ ტერიტორია, რომელიც შეიცავს კავშირებს. ყოფნა tab "მთავარი", დააჭირეთ ღილაკს "ასლი" რომელიც მდებარეობს ლენტი პარამეტრების ჯგუფში "ბუფერში".
გარდა ამისა, შერჩევის შემდეგ სპექტრი, შეგიძლიათ გამოიყენოთ კომბინაცია ცხელი გასაღებები. Ctrl + C.
- მას შემდეგ, რაც ჩვენ გადაწერილი მონაცემები, არ ამოიღოთ შერჩევა ფართობი, მაგრამ დააწკაპუნეთ მასზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით. კონტექსტური მენიუ დაიწყო. მასში ბლოკში "ჩასმა პარამეტრები" უნდა დააჭიროთ ხატულას "ღირებულებები". როგორც ჩანს, პიქტოგრამით გამოსახული ციფრებით.
- ამის შემდეგ შერჩეული ტერიტორიის ყველა ბმული შეიცვლება სტატისტიკური ღირებულებებით.
მაგრამ უნდა გვახსოვდეს, რომ Excel- ის საოპერაციო ოპტიმიზაციის ეს ვარიანტი ყოველთვის არ არის მისაღები. ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას მხოლოდ მაშინ, როდესაც ორიგინალური წყაროს მონაცემები არ არის დინამიური, ანუ ისინი არ იცვლება დროულად.
მეთოდი 4: ფორმატის ცვლილებები
კიდევ ერთი გზა მნიშვნელოვნად შეამცირებს ფაილის ზომა არის მისი ფორმატის შეცვლა. ეს მეთოდი ალბათ ეხმარება წიგნს შეკუმშოს ვინმესთან შედარებით, თუმცა ზემოთ წარმოდგენილი პარამეტრების გამოყენება კომბინაციაშიც უნდა იყოს გამოყენებული.
Excel- ში რამდენიმე "მშობლიური" ფორმატია - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls ფორმატში იყო Excel გაფართოების პროგრამის ვერსიის გაფართოება 2003 და ადრე. უკვე მოძველებულია, მაგრამ, მიუხედავად ამისა, ბევრი მომხმარებელი კვლავაც განაგრძობს გამოყენებას. გარდა ამისა, არსებობს შემთხვევები, როდესაც თქვენ უნდა დაბრუნდეთ მუშაობა ძველი ფაილებით, რომლებიც მრავალი წლის წინ შეიქმნა თანამედროვე ფორმატის ნაკლებობის დროსაც კი. რომ აღარაფერი ვთქვათ, რომ ბევრი მესამე მხარის პროგრამები, რომლებიც არ იციან, როგორ უნდა გაუმკლავდეს მოგვიანებით ვერსიები Excel დოკუმენტების მუშაობა წიგნები ამ გაგრძელების.
უნდა აღინიშნოს, რომ xls გაფართოებასთან ერთად წიგნი გაცილებით უფრო დიდია ვიდრე Xlsx ფორმატის თანამედროვე ანალოგი, რომელიც Excel- ს მთავარ მიზანს იყენებს. უპირველეს ყოვლისა, ეს იმის გამო, რომ xlsx ფაილი, ფაქტობრივად, შეკუმშული არქივები. ამიტომ, თუ თქვენ იყენებთ xls გაფართოებას, მაგრამ მინდა შევამციროთ წონის წიგნი, მაშინ ეს შეიძლება გაკეთდეს უბრალოდ გადალახოს იგი xlsx ფორმატში.
- Xls ფორმატისგან xlsx ფორმატის კონვერტაციისთვის, გადადით tab- ზე "ფაილი".
- ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, დაუყოვნებლივ ყურადღება გაამახვილეთ სექციაში "დეტალები"სადაც მითითებულია, რომ დღეისათვის დოკუმენტის წონა 40 კბ. შემდეგი, დააჭირეთ სახელი "შენახვა როგორც ...".
- გადარჩენის ფანჯარა იხსნება. თუ გსურთ, შეგიძლიათ ახალ დირექტორიაში გადახვალთ, მაგრამ უმეტესი მომხმარებლებისთვის უფრო მოსახერხებელია ახალი დოკუმენტის შენახვა იმავე ადგილას, როგორც წყარო. წიგნის სახელი, თუ სასურველია, შეიძლება შეიცვალოს "ფაილის სახელის" სფეროში, თუმცა არ არის აუცილებელი. ამ პროცესში ყველაზე მნიშვნელოვანია ამ სფეროში მოთავსება "ფაილის ტიპი" მნიშვნელობა "Excel workbook (.xlsx)". ამის შემდეგ შეგიძლიათ დააჭიროთ ღილაკს "OK" ფანჯრის ბოლოში.
- შენახვის შემდეგ გაკეთებულია, გადადით სექციაში "დეტალები" ჩანართები "ფაილი", თუ რამდენი წონა მცირდება. როგორც ხედავთ, ახლა არის 13.5 KB წინააღმდეგ 40 KB ადრე კონვერტაციის პროცედურა. ანალოგიურად, თანამედროვე ფორმატში მხოლოდ ერთი დაცვა მოგვცა, რომ წიგნი თითქმის სამჯერ შეკუმშოს.
გარდა ამისა, Excel არის კიდევ ერთი თანამედროვე xlsb ფორმატის ან ორობითი წიგნი. მასში დოკუმენტი ინახება ორობითი კოდირებით. ეს ფაილი იწონის კიდეც xlsx- ის წიგნებს. გარდა ამისა, ენა, რომელშიც ისინი წერია, არის ყველაზე ახლოს Excel. აქედან გამომდინარე, ის მუშაობს ისეთი წიგნებით, ვიდრე სხვა გაფართოებით. ამავდროულად, სპეციფიკური ფორმატის წიგნში ფუნქციონალური თვალსაზრისით და სხვადასხვა ინსტრუმენტების (ფორმატირების, ფუნქციების, გრაფიკის და ა.შ.) გამოყენების შესაძლებლობა არ არის ნაკლებად xlsx ფორმატში და აჭარბებს xls ფორმატს.
ძირითადი მიზეზი, რის გამოც xlsb არ გახლავთ სტანდარტულ ფორმატში Excel არის ის, რომ მესამე მხარის პროგრამები ძნელად მუშაობს. მაგალითად, თუ Excel- დან 1C პროგრამისთვის ინფორმაციის მოძიება გჭირდებათ, ეს შეიძლება გაკეთდეს xlsx ან xls დოკუმენტებით, მაგრამ არა xlsb- ით. მაგრამ, თუ არ აპირებთ მონაცემთა გადაცემას ნებისმიერი მესამე მხარის პროგრამაში, მაშინ შეგიძლიათ უსაფრთხოდ შეინახოთ დოკუმენტი xlsb ფორმატში. ეს საშუალებას მოგცემთ შეამციროთ დოკუმენტის ზომა და გაზარდოთ მისი მუშაობის სიჩქარე.
Xlsb გაფართოებაში ფაილის შენახვის პროცესი მსგავსია xlsx- ის გაფართოებისთვის. ჩანართში "ფაილი" დააწკაპუნეთ პუნქტზე "შენახვა როგორც ...". გახსნილი გადარჩენის ფანჯარაში "ფაილის ტიპი" უნდა აირჩიოს ვარიანტი "Excel ორობითი სამუშაო წიგნი (* .xlsb)". შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს. "შენახვა".
ჩვენ გადავხედავთ წონის დოკუმენტს სექციაში. "დეტალები". როგორც ხედავთ, კიდევ უფრო შემცირდა და ახლა მხოლოდ 11.6 კბ.
შეჯამება, შეგვიძლია ვთქვათ, რომ თუ ფაილი მუშაობს ფორმატში, ყველაზე ეფექტური გზაა მისი ზომის შემცირება თანამედროვე xlsx ან xlsb ფორმატში ხელახლა შენახვა. თუ თქვენ უკვე იყენებთ ამ ფაილს გაფართოებებს, მაშინ შეამცირონ მათი წონა, სწორად უნდა დააკონფიგურიროთ სამუშაოები, წაშალოთ გადაჭარბებული ფორმატირება და არასაჭირო ბმულები. თქვენ მიიღებთ ყველაზე დიდ დაბრუნებას, თუ ასრულებთ ყველა ამ ქმედება კომპლექსში და არ ზღუდავს თავს მხოლოდ ერთი ვარიანტით.
